Was man über Firmenkreditkarten wissen sollte

Kreditkarten für Unternehmen unterscheiden sich in Funktion und Ausstattung meist kaum von privaten – anders sieht es bei Haftungsfragen aus

Reisekosten, Tankquittungen, Firmenessen: Die Abwicklung von Spesen kann eine ganze Buchhaltungsabteilung beschäftigen. Wenn Mitarbeiter eines Unternehmens Rechnungen erst einmal aus eigener Tasche zahlen und sich dann von der Firma erstatten lassen, haben Buchhalter einiges zu tun. Firmenkreditkarten können hier Abhilfe schaffen. Ausgaben können so übersichtlich und strukturiert verwaltet werden. Im besten Fall sparen sich Unternehmen damit Zeit und Geld.
Das Business-Portal „impulse“ erklärt in einem Beitrag über Firmenkreditkarten, dass es zwei Arten gebe: Business Cards und Corporate Cards. Der Hauptunterschied sei, dass erstere sich vor allem an kleinere Betriebe richte, weil nur eine begrenzte Anzahl an Kreditkarten an Mitarbeiter ausgegeben werden können. Bei Corporate Cards, die sich an größere Konzerne richtet, wird dagegen eine Mindestanzahl an ausgegebenen Karten festgelegt. Für die Unternehmen gibt es dadurch günstigere Konditionen.
Optisch unterscheiden sich Firmenkreditkarten nicht von privaten Karten. Sie weisen alle typischen Merkmale wie Kartennummer, Prüfziffer, Magnetstreifen und Chip auf. Das Unternehmen legt für die Mitarbeiterkarte ein Limit fest, das im Falle einer Reise zeitlich begrenzt auch erhöht werden kann. Auch in der Funktion gibt es kaum Unterschiede im Vergleich zur eigenen Karte. Lediglich die Konditionen können sich je nach Anbieter von der privat genutzten Kreditkarte unterscheiden und zum Beispiel vor allem auf die Bedürfnisse von Dienstreisenden zugeschnitten sein – also beispielsweise kostenlose Bargeldabhebungen im Ausland beinhalten.

Hier ist eine Übersicht unserer ausgewählten Kreditkarten

Keine Bonitätsprüfung der Mitarbeiter

Anders verhält es sich bei Fragen der Haftung. Wer als Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzt, muss beispielsweise keine Bonitätsprüfung über sich ergehen lässt. Ob der Angestellte Schulden hat oder nicht, ist egal. Für Ausgaben haftet das Unternehmen, das die Kreditkarte beantragt hat. Außerdem kann auch hier viel Arbeit auf die Buchhalter zukommen, wenn viele Karten im Umlauf sind. „Die Administration kann anstrengend sein für denjenigen, der dafür im Unternehmen verantwortlich ist. Wenn viele Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte nutzen, können oft Fragen bei dem Ansprechpartner auflaufen“, sagt Oliver Meinicke, Präsidiumsmitglied des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) zu „impulse“. Außerdem gibt es – wie in vielen anderen Bereich auch – die Gefahr von Missbrauch.
Ob es sich für ein Unternehmen lohnt, seinen Angestellten eine eigene Zahlungskarte zur Verfügung zu stellen, hängt davon ab, wie oft sie die Karte im Berufsalltag brauchen würden. Wenn regelmäßig Spesen anfallen, kann es für eine Firma ratsam sein, die Ausgaben durch Firmenkreditkarten zu bündeln. Fällt nur eine Dienstreise und ein Firmenessen im Jahr an, ist eine Karte für Mitarbeiter wohl eher nicht nötig.

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